Radar Batas Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Hai teman Radar, pada kesempatan kali ini kami akan membahas tentang cara mengatasi email dalam antrean. Semua dari kita pasti pernah mengalami email yang menumpuk dalam kotak masuk dengan jumlah yang cukup besar, dan ini seringkali menjadi masalah karena sulit untuk menemukan email yang penting. Kita dapat mengambil beberapa langkah sederhana untuk membuat emails yang lebih terorganisir dan memudahkan dalam mengelolanya.
1. Buatlah Folder untuk Email yang Penting dan Tidak Penting
Pertama-tama, buatlah beberapa folder untuk memisahkan email yang penting dan tidak penting. Anda dapat menempatkan email dalam folder seperti “Penting”, “Tidak Penting”, “Dibaca”, “Belum Dibaca”, dan “Arsip”. Hal ini sangat membantu untuk memudahkan kita dalam melacak email yang penting dan lebih mudah untuk mengelola email yang tidak penting.
1.1. Folder “Penting”
Folder “Penting” penting untuk anda, karena ini adalah tempat dimana email yang sangat penting harus masuk seperti rekening listrik, tagihan telepon, email dari kantor, email dari pelanggan, dll. Dalam folder ini, email harus dengan mudah dibaca kapan saja.
1.2. Folder “Tidak Penting”
Folder ini berfungsi untuk email yang tidak penting seperti newsletter atau spam. Anda dapat memindahkan email ini dari inbox ke folder yang sudah diatur. Hal ini dapat membuat inbox Anda tetap bersih dari email tidak penting dan mudah dicari.
2. Atur Waktu untuk Mengecek Email
Jangan biarkan email merusak produktivitas Anda. Aturlah jadwal untuk membuka dan membalas email yang Anda terima. Jangan membuat email menjadi prioritas yang paling penting dalam sehari. Anda dapat tentukan waktu di pagi hari sebelum memulai pekerjaan, di siang hari selama istirahat, atau pada akhir hari.
2.1. Jangan Balas Email yang Tidak Penting
Pernahkah Anda melihat email spam yang baru saja masuk ke inbox Anda? Jika ya, jangan membuang waktu untuk membalas email tersebut. Hapus saja email tersebut dari inbox Anda. Jangan buang waktu Anda untuk menghapus email spamer, gunakan waktu tersebut untuk melakukan pekerjaan produktif lainnya.
2.2. Luangkan Waktu untuk Balas Email Penting
Jangan biarkan email penting Anda menunggu terlalu lama untuk membalasnya. Buka email Anda dan lihat yang mana email penting. Selanjutnya balaslah email tersebut dengan cara yang ramah dan terstruktur. Mengatur waktu dalam membalas email penting dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang.
3. Gunakan Tool Dukungan untuk Mengelola Email
Ada banyak alat atau aplikasi yang dapat membantu Anda dalam mengelola email yang masuk. Anda dapat memilih untuk menggunakan aplikasi email yang efisien, seperti Gmail atau Outlook. Atau, Anda juga dapat memilih untuk menggunakan tool dukungan yang memungkinkan Anda untuk mengelola email secara lebih terorganisir, seperti filters dan bookmarks. Tool dukungan seperti EmailOut dapat membantu mempermudah Anda dalam mengelola email, yang jelas akan membuat hidup Anda lebih mudah.
3.1. Gmail Filters
Jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat menggunakan fitur filter untuk memisahkan email yang penting dan tidak penting secara otomatis. Anda dapat membuat filter untuk menempatkan email tertentu ke folder yang sudah ditentukan.
3.2. Bookmarks untuk Setiap Folder pada Email Anda
Pada beberapa program email, termasuk Microsoft Outlook, Anda dapat menandai tiap folder yang berbeda dengan bookmarks. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk menavigasi dengan mudah dan cepat ke semua folder yang diperlukan di inbox Anda.
4. Jangan Simpan email Terlalu Lama
Banyak orang yang terjebak pada kesulitan dalam mengorganisasi email karena memiliki terlalu banyak email dalam kotak masuk mereka. Sebaiknya, hilangkan email yang tidak penting atau tidak perlu secara teratur. Jangan biarkan email menumpuk dalam kotak masuk Anda.
4.1. Arsipkan Email Lama
Jika Anda memang harus menyimpan email lama, buatlah folder arsip untuk email tersebut. Email yang sudah lama dapat disimpan dalam folder ini untuk pemindaian lebih lanjut pada saat email tersebut dibutuhkan lagi.
4.2. Hapus Email yang Tidak Diperlukan Lagi
Penting untuk menghapus email yang tidak diperlukan lagi. Menghapus email yang tidak diperlukan akan meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam mengakses email penting. Hapus email yang tidak diperlukan setelah Anda membacanya.
5. Gunakan Email Newsletter Separuh Ini
Banyak orang mengikuti newsletter yang tidak pernah dibaca. Cobalah untuk menghapus email tersebut dari kotak masuk Anda. Jika terdapat artikel yang ingin Anda baca dari email newsletter, gunakan bookmark untuk menyimpannya di folder atau tempat yang bisa Anda baca nanti.
5.1. Berlangganan Newsletter dari Program Kerja Anda
Jika Anda harus tetap tertulis ke Newsletter tertentu misalnya dari perusahaan tempat Anda bekerja, Anda harus memperbarui status keanggotaan atau berlangganan Newsletter yang Anda percayai dan pastikan email tersebut benar-benar berkaitan dengan kepentingan Anda. Jangan biarkan email tersebut mengisi inbox Anda dengan email yang tidak dibaca.
5.2. Glossary of Email Terms
Dalam mengelola email, Anda mungkin menemukan beberapa istilah email yang tidak familiar bagi Anda. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan glossary untuk memudahkan pemahaman istilah-istilah dalam email.
FAQ
1. Apa itu Email Overload?
Email Overload atau sering disebut Inbox Overload merujuk pada kondisi di mana ada terlalu banyak email yang masuk pada inbox Anda. Jumlah email ini bisa mencapai ratusan hingga ribuan, dan seringkali membuat sulit dalam mengelola email.
2. Apakah Ada Cara Menutup Email Otomatis?
Ya, dengan bantuan filter pada program email Anda seperti filtrer pada Gmail dan Outlook. Anda dapat membuat filter untuk menghapus atau menempatkan email yang tidak diperlukan ke folder tertentu.
3. Apakah Saya Harus Menyimpan Semua Email?
Tidak. Anda harus hanya menyimpan email yang penting dan relevan. Hal ini akan membuat email Anda tetap terorganisir dan mudah dicari pada saat dibutuhkan.
4. Apakah Ada Cara Mudah dalam Mengorganisir Email?
Ya, Anda dapat membuat folder untuk memisahkan email yang penting dan tidak penting, membuka email dalam waktu tertentu, menggunakan alat dukungan seperti filters dan bookmarks, dan menghapus email yang tidak diperlukan dan mengarsip email yang lebih lama.
5. Apakah Saya Harus Serius Dalam Mengelola Email?
Ya, ini penting untuk meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas Anda. Anda harus merencanakan waktu dan menjaga inbox Anda tetap terorganisir untuk menghindari email overload atau inbox overload.
Kesimpulan
Mengelola email dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan melelahkan. Dengan mengatur waktu, membuat folder khusus, menghapus, dan mengarsipkan email secara teratur, kita dapat mengatasi masalah email dalam antrean. Selain itu, menggunakan tool dukungan seperti filters dan bookmarks akan membantu Anda dalam menjaga inbox tetap terorganisir. Pada akhirnya, dengan mengambil beberapa langkah sederhana ini, kita dapat menghindari inbox overload dan mengatur semua email dengan mudah dan efisien.
