Radar Batas Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Haii Teman Radar, pada kesempatan kali ini kami akan membahas tentang cara membuat mailing di Word dan Excel. Mungkin sebagian dari kalian sudah familiar dengan kedua software ini, tetapi apakah kalian tahu bahwa Word dan Excel juga dapat digunakan untuk mengirim email massal? Nah, jika kalian tertarik untuk mengetahui caranya, maka simak artikel ini sampai selesai ya!
1. Persiapan File Excel
Sebelum memulai membuat mailing di Word dan Excel, langkah pertama yang perlu kalian lakukan adalah mempersiapkan file Excel yang berisi daftar alamat email penerima. Pastikan file Excel tersebut sudah memiliki kolom yang sesuai dengan data yang ingin kalian sertakan dalam email nantinya, misalnya nama, alamat, dan email.
1.1 Menyusun Data Kolom dengan Tepat
Pastikan kalian menyusun data kolom dengan tepat agar nantinya proses mengambil data dari Excel ke Word dapat berjalan lancar. Misalnya, data nama berada di kolom A, data alamat berada di kolom B, dan data email berada di kolom C.
1.2 Menyimpan File Excel dengan Format yang Benar
Setelah menyusun data kolom dengan tepat, selanjutnya kalian perlu menyimpan file Excel dengan format yang benar. Pilih opsi “Save As” dan pilih format CSV (Comma Separated Values). Format ini akan memudahkan proses impor data ke Word nantinya.
1.3 Menyimpan File Excel di Lokasi yang Mudah Diakses
Pastikan kalian menyimpan file Excel di lokasi yang mudah diakses, jadi saat ingin mengimpor data ke Word, kalian tidak perlu mencari-cari file Excel tersebut. Simpanlah file Excel di folder khusus atau desktop agar lebih mudah dijangkau.
1.4 Memastikan Data dalam File Excel Sudah Terpilih dengan Benar
Sebelum mengimpor data dari file Excel ke Word, pastikan kalian memastikan bahwa data dalam file Excel sudah terpilih dengan benar. Setidaknya, data yang ingin disertakan dalam email sudah dipilih dan disusun dengan rapi di dalam file Excel.
1.5 Menyalin Data Excel untuk Digunakan di Word
Setelah memastikan data dalam file Excel sudah terpilih dengan benar, selanjutnya kalian perlu menyalin data tersebut untuk digunakan di Word. Gunakan perintah “Copy” pada file Excel, atau tekan tombol “Ctrl+C” pada keyboard untuk melakukan tindakan tersebut.
1.6 Membuka File Word yang Akan Digunakan
Setelah menyalin data dari file Excel, langkah selanjutnya adalah membuka file Word yang akan digunakan untuk membuat mailing. Pastikan file Word tersebut sudah tersimpan dan siap untuk diedit.
1.7 Menempatkan Kursor pada Tempat yang Diinginkan
Sebelum melakukan impor data dari file Excel, pastikan kursor pada Word berada pada tempat yang diinginkan. Umumnya, tempat yang paling sering digunakan untuk menempatkan kursor adalah tempat pertama atau awal surat/email.
2. Mengimpor Data dari Excel ke Word
Setelah menyelesaikan persiapan file Excel, saatnya kita mulai mengimpor data tersebut ke Word. Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu kalian ikuti:
2.1 Membuka Tab “Mailings” di Word
Untuk memulai proses mengimpor data dari file Excel ke Word, kalian perlu membuka tab “Mailings” di Word. Tab ini berisi beragam fitur yang dapat digunakan untuk membuat dan mengatur mailing.
2.2 Memilih Opsi “Select Recipients” dan “Use Existing List”
Setelah membuka tab “Mailings”, klik opsi “Select Recipients” yang terletak di bagian paling kiri tab tersebut. Dari opsi yang muncul, pilih “Use Existing List” untuk menggunakan file Excel yang sudah kita persiapkan sebelumnya.
2.3 Mencari dan Mengimpor File Excel yang Telah Disiapkan
Setelah memilih opsi “Use Existing List”, cari dan pilih file Excel yang telah kalian siapkan sebelumnya. Buka file Excel tersebut untuk melanjutkan proses mengimpor data ke Word.
2.4 Mengatur Daftar Data di Word
Setelah mengimpor data dari file Excel ke Word, kalian perlu mengatur daftar data tersebut sesuai dengan format yang diinginkan. Word menyediakan beragam fitur pengaturan yang dapat kalian gunakan, mulai dari mengatur tagihan, penggabungan baris, hingga menambahkan kolom tambahan.
2.5 Menulis Konten Email
Setelah mengatur daftar data, langkah selanjutnya adalah menulis konten email yang ingin kalian sampaikan. Word akan secara otomatis menggantikan variabel dengan data yang sesuai, misalnya menggantikan variabel \[Nama\] dengan nama penerima yang terdapat dalam file Excel.
2.6 Membuat Custom Field Sesuai Kebutuhan
Selain menggunakan variabel yang sudah disediakan oleh Word, kalian juga dapat membuat custom field (lapangan sesuai kebutuhan) menggunakan variabel yang kalian inginkan. Misalnya, membuat field tertentu untuk menyisipkan nomor pelanggan atau informasi khusus lainnya dalam email yang akan dikirim.
2.7 Melakukan Uji Coba dan Penyempurnaan
Setelah menulis konten email dan mengatur variabel, lakukan uji coba untuk memastikan email yang akan dikirim sudah sesuai dengan yang kalian harapkan. Lakukan penyempurnaan jika diperlukan, seperti menambahkan atau mengurangi variabel, mengganti format tampilan, atau mengedit pesan yang ingin disampaikan.
3. Mengirim Mailing yang Telah Dibuat di Word
Setelah proses pembuatan mailing selesai, langkah terakhir adalah mengirim email massal yang telah dibuat di Word. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
3.1 Memilih Opsi “Finish & Merge” pada Tab “Mailings”
Setelah menyelesaikan proses penulisan dan penyempurnaan email, kalian perlu memilih opsi “Finish & Merge” yang terdapat pada tab “Mailings”. Dari opsi yang muncul, pilih “Send Email Messages”.
3.2 Mengatur Pengiriman Email
Pada tahap ini, kalian perlu mengatur beberapa pengaturan pengiriman email, seperti pemilihan file Excel yang akan digunakan sebagai sumber data, memilih kolom email yang dikirimkan, dan mengatur subjek email yang akan dikirimkan.
3.3 Mengecek Dan Memulai Pengiriman Email
Setelah mengatur pengiriman email, pastikan kalian mengecek kembali email yang akan dikirimkan. Periksa subjek email, pengaturan tampilan, serta data yang akan disertakan dalam email. Jika sudah sesuai, kalian bisa langsung memulai pengiriman email.
3.4 Memantau Pengiriman Email
Setelah mengirim email massal, penting untuk memantau proses pengiriman email. Pastikan email berhasil dikirim ke semua penerima dan tidak terjadi kesalahan dalam proses pengiriman. Jika ada kesalahan atau email yang gagal terkirim, pastikan untuk memeriksa secara teliti dan mengoreksinya.
3.5 Mengevaluasi Hasil Email Marketing
Setelah proses pengiriman email selesai, lakukan evaluasi terhadap hasil email marketing yang telah dilakukan. Perhatikan metrik seperti tingkat buka email, respon dari penerima email, atau peningkatan penjualan bila ada. Dari evaluasi tersebut, kalian bisa membuat strategi yang lebih baik untuk email marketing di masa mendatang.
FAQ
1. Apakah saya bisa menggunakan file Excel dengan format selain CSV?
Ya, selain format CSV, Word juga mendukung impor data dari format lain seperti Excel Workbook (.xlsx), tab-delimited text file (.txt), dan beberapa format lainnya. Namun, format CSV merupakan format yang paling umum digunakan terutama jika kalian ingin memasukkan data yang tidak rumit.
2. Mengapa saya harus menyalin data dari Excel ke Word?
Menyalin data dari Excel ke Word diperlukan agar kalian dapat menggunakan fitur-fitur yang disediakan oleh Word untuk mengatur daftar data dan menggantikan variabel dalam konten email. Proses menyalin ini adalah cara paling efektif untuk menggabungkan data dari Excel dengan template email yang ada di Word.
3. Bagaimana jika ada penerima email dengan data yang tidak lengkap?
Jika ada penerima email dengan data yang tidak lengkap di file Excel, kalian bisa menggunakan fitur “IF field” atau mengatur aturan pengiriman email tergantung pada keadaan data tersebut. Misalnya, jika ada penerima yang tidak memiliki email, kalian dapat membuat aturan agar email tidak dikirimkan kepada mereka.
4. Apakah saya bisa menggunakan fitur mail merge di Excel?
Ada beberapa fitur di Excel yang serupa dengan mail merge, seperti “Send Email” pada tab “Data” di Excel. Namun, fitur-mail merge di Excel tidak sekompleks dan seramah-fitur yang ada di Word, oleh karena itu di artikel ini kami lebih fokus membahas langkah-langkah menggunakan Word.
5. Apakah ada batasan jumlah email yang bisa dikirim menggunakan cara ini?
Tidak ada batasan khusus dari Word dalam mengirim jumlah email. Namun, perlu diingat bahwa jika kalian mengirimkan email massal ke jumlah yang sangat besar, bisa jadi penyedia layanan email kalian akan membatasi pengiriman atau melaporkan email tersebut sebagai spam. Pastikan untuk mematuhi kebijakan layanan yang ada.
Kesimpulan
Menulis email massal yang personal dan efektif dapat menjadi tugas yang sangat menantang, terutama jika daftar penerima email sangatlah panjang. Namun, dengan menggunakan Word dan Excel, kalian dapat dengan mudah membuat email massal dan mengirimkannya secara efisien. Mulailah dengan mempersiapkan data di Excel, mengimpor data tersebut ke Word, menulis konten email, dan akhirnya mengirim email massal yang telah kalian buat. Dengan mengikuti langkah-langkah yang kami berikan, kami yakin kalian dapat berhasil membuat mailing di Word dan Excel secara efektif.
Jadi, tunggu apalagi? Segera aplikasikan cara membuat mailing di Word dan Excel ini dan rasakan sendiri kemudahan serta efektivitasnya dalam mengirimkan email massal!
